仕事をしていると、自分ではこれ以上進められない時間が発生する。
たとえば、
上司の判断待ち
誰かからの回答待ち
確認結果待ち
承認待ち
こういった時間だ。
問題なのは、実際に作業が止まっていること以上に、頭の中までその案件に占領されてしまうことだと思う。
「どうなるんだろう」
「何か追加でやった方がいいだろうか」
「もう一度確認した方がいいか」
そんなことを考えているうちに、30分、1時間と時間が過ぎていく。
しかし、考えたところで追加情報が来なければ答えは出ない。
そこで必要なのが、「待っている時間そのものを仕事として設計しておく」という考え方だ。
通常時のタスク管理だけでは足りない
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自分ではこれまで、仕事のタスク管理はそれなりにできているつもりだった。
今日やることを決め、優先順位をつけ、順番に処理していく。
しかし今回気づいたのは、それだけでは足りないということだった。
通常状態では問題なく仕事ができても、何かの判断待ちになると、心理的にその案件が引っかかる。
完全には集中できない。
だからといって、その案件を進めることもできない。
つまり必要なのは、単純なタスク管理ではなく、
「自分の状態別にタスクを用意しておくこと」
だった。
集中力が高い時にやる仕事。
まとまった時間がある時にやる仕事。
そして、判断待ちで気持ちが落ち着かない時にやる仕事。
この3つは分けて考えた方がいい。
「待機タスク」をあらかじめ作っておく
判断待ちの時間には、重い仕事をやろうとしても集中できないことがある。
そこで、頭をあまり使わなくてもできる仕事を、あらかじめ3〜5個ほどストックしておく。
たとえば、
5〜15分で終わる事務処理
資料の体裁修正
メール整理
ファイル名やフォルダの整理
翌日の準備
資料の誤字脱字チェック
過去資料の整理
ToDoリストの更新
こうした作業だ。
重要なのは、判断待ちになってから、
「さて、何をしようか」
と考えないことである。
その時点ではすでに多少気持ちが乱れている。
だから、
「判断待ちになったら、このリストを上から処理する」
くらい機械的にしておいた方がいい。
これなら、悶々としている30分も、そのまま生産時間として回収できる。
「追加情報が来るまで判断停止」というルール
今回、一番使えると感じた考え方がこれだ。
「追加情報が来るまで判断停止」
判断材料が増えていないのに、同じことを何度考えても結論はほとんど変わらない。
それでも人間は、不安があると何度も同じ問題を頭の中で再生してしまう。
これは仕事をしているように見えて、実際にはほとんど前に進んでいない。
そこで、自分の中でルールを決める。
自分から追加で伝えるべき事実が残っていないか確認する
必要な情報を伝えたら、一旦その案件を閉じる
待機タスクに切り替える
新しい情報が来た時だけ、その案件を再開する
これだけだ。
ポイントは、案件を「終わった」と考えるのではなく、
「現在は停止状態」
と考えることだ。
自分がボールを持っていないのであれば、それ以上考え続ける必要はない。
「待つ」という仕事は思った以上に消耗する
何もしていないのに疲れる時間がある。
その代表が「回答待ち」だと思う。
パソコンの画面を見ながら、メールやチャットが来るのを待っている。
別の仕事を始めても、通知が気になる。
その案件を頭の片隅でずっと考えている。
この状態は、見た目以上にエネルギーを使う。
しかも成果物はほとんど増えない。
だからこそ、
待っている時間を意識的に切り離す仕組み
が必要になる。
「返事が来たら考える」
そう決めてしまえばいい。
来ていない情報について考える必要はない。
仕事が速い人は「空白時間」の扱いがうまい
仕事の効率というと、
「作業スピードを上げる」
「ショートカットを覚える」
「AIを使う」
といった方法が注目される。
もちろん、それも大事だ。
しかし実際の会社員生活では、
「誰かの返事を待つ」
「承認を待つ」
「確認を待つ」
という時間がかなり多い。
この時間を毎日30分失えば、1週間で2時間半。
年間で考えれば、かなり大きな時間になる。
だから仕事の効率化は、作業速度だけではなく、
「自分ではコントロールできない待ち時間をどう処理するか」
まで含めて考える必要がある。
今回の反省は「待ち時間の設計不足」
こう考えると、問題は判断待ちが発生したことではない。
会社で仕事をしていれば、判断待ちや承認待ちは必ず発生する。
問題だったのは、
その時間に何をするかを事前に決めていなかったこと
だった。
通常時の仕事は設計していた。
しかし、
「気持ちが引っかかっている時の仕事」
までは設計していなかった。
ここは改善できる。
今後は、
「通常タスク」
とは別に、
「待機タスク」
という箱を作っておこうと思う。
そして自分では判断できない状態になったら、
「追加情報が来るまで判断停止」
と決める。
あとは淡々と別の仕事を進めればいい。
まとめ
仕事では、自分の努力だけでは進められない時間が必ず発生する。
そんな時に、答えが出ない問題を何度も頭の中で考えても意味はない。
必要な情報を伝えたら、一旦閉じる。
そして、
「追加情報が来るまで判断停止」
にする。
その間は、あらかじめ準備しておいた「待機タスク」を処理する。
仕事を効率化するというのは、すべての仕事を速くこなすことではない。
自分では動かせない時間まで含めて、自分の時間をコントロールすること。
今回の経験から、それも重要な仕事術の一つだと感じた。