頭の中で管理しない。紙に書いて構造化する

先日、会社で仕事をしていて改めて感じたことがある。

上司から仕事を渡される。
その上司もさらに上司から仕事を渡される。

しかし、見ていると、言われたことを頭の中だけで処理しようとしている人が意外と多い。

当然、途中で「何だっけ？」となる。

人間の記憶には限界がある

例えば、10人にパソコンを配る仕事があったとする。

必要になるのは、

• パソコン
• 電源アダプター
• マウス

である。

10人なら、それぞれ10個必要になる。

ところが途中で、

「1人はマウス不要である」

となれば、マウスは9個になる。

さらに後日、

「やはり全員必要になった」

となれば、再び10個になる。

これを全部頭の中で覚えておくのは無理がある。

だから紙に書く。

ホワイトボードでもよい。

全体像を書き、その下に必要なものを書き出す。

変更があれば横線で消し、

「6月15日　9人分に変更」

「6月20日　10人分に戻る」

というように日付と一緒に書いておけば、時系列も追うことができる。

綺麗に書く必要はない。

大事なのは、頭の中ではなく外部に記憶を置くことである。

全体像を可視化すると考える量が減る

頭の中だけで管理していると、

「今どうなっていたっけ？」

と思い出す作業から始まる。

そして、過去の出来事を頭の中で再構築しなければならない。

これは非常に疲れる。

しかし、紙に書いておけば、

「ここだけ変わった」

と確認するだけで済む。

人間の脳は記憶装置ではなく、考えるために使うものである。

記憶に使うのはもったいない。

朝の脳は一番よく働く

現在は時差出勤のおかげで、以前より早い時間に仕事を始めている。

これが意外と調子がよい。

満員電車で9時出勤していた頃は、会社に着いた時点でかなり疲れていた。

体力10のうち、3くらいは通勤で使っていた感覚である。

一方、混雑の少ない時間帯に出勤すると、消耗は1程度で済む。

つまり、体力が9残った状態で仕事を始められる。

さらに、朝は脳もよく回転する。

だから

考える仕事は朝にやる。

そして、設計が終わったら、残りの時間は実行に使う。

前日にスケジュールを決めておく

翌日の予定も前日に決めている。

例えば、

• 7時30分～8時30分　資料作成
• 8時30分～10時　設計作業
• 10時～12時　打ち合わせ
• 13時～15時　実行作業

というように、時間ごとにやることを紙に書いておく。

すると、

「次は何をやるんだっけ？」

と考える必要がなくなる。

もし割り込み仕事が入ったら、その分だけ後ろの予定を1時間ずつずらせばよい。

それだけの話である。

一番怖いのは「考え方」がないこと

実は一番怖いのは、

「そういう発想自体がない」

ことである。

人間は、自分の頭の中に存在しない考え方は想像できない。

だから、

• 全体像を書く
• 構造化する
• 外部に記憶を置く
• 朝に考える仕事をする
• 前日に予定を決める

こうした考え方そのものを知っているかどうかが、大きな差になると思う。

まとめ

私が普段意識していることはシンプルである。

頭の中で管理しない。

紙に書く。

全体像を見える化する。

朝の脳が元気な時間に考える。

そして、あとは実行する。

人間の脳は万能ではない。

だからこそ、脳の限界を理解し、仕組みで補う。

それが仕事を効率よく進めるための最も確実な方法だと思っている。