会社員として働いていると、多くの人が出社後やパソコンを立ち上げた直後に、まず未読メールを確認するのではないでしょうか。
私も長年それが当たり前だと思っていました。しかし最近、「朝から疲れる原因はここにあるのではないか」と気付きました。
メール処理は単純作業ではない
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一見すると、メールを読むだけなので簡単な作業に思えます。
しかし実際には、1通ごとに次のような判断をしています。
- このメールは急ぎなのか。
- 自分が対応する内容なのか。
- 後回しでも問題ないのか。
- 返信が必要なのか。
- 調査してから返すべきなのか。
- 他部署へ依頼すべきなのか。
つまり、メール処理とは「判断の連続」です。
朝一番から何十回も意思決定を繰り返していれば、脳が疲れるのも当然です。
まずはルーチンワークで脳をウォーミングアップする
そこで考えたのが、仕事の順番を変えることです。
例えば、
- パソコンを起動する
- 今日の予定を確認する
- 朝礼の準備をする
- 定型作業を済ませる
このようなルーチンワークを先に行い、脳が温まってから未読メールを確認する方が、集中力を維持しやすいのではないかと思いました。
スポーツでも、いきなり全力で走る人はいません。
まずはウォーミングアップをしてから本番に入ります。
仕事も同じで、脳にも準備運動が必要なのだと思います。
「判断」と「作業」を分ける
さらに効率を上げる方法として、メールを最初から全部処理しようとしないことです。
まずはメールをざっと見て、
- すぐ終わるもの
- 今日対応するもの
- 後で対応するもの
- 読むだけのもの
と分類だけしておきます。
そして、集中力が高い時間帯に「今日対応するもの」をまとめて処理します。
こうすると、「判断」と「作業」が分離されるため、脳への負担が大きく減ります。
自分の脳の特性に合わせて仕事を組み立てる
私は以前から、自分には「考える仕事」と「手を動かす仕事」を混ぜると疲れやすい傾向があると感じていました。
そのため、
- 午前中は考える仕事
- 午後は定型作業
- 夜は考えなくてもできる副業や作業
という流れの方が、結果的に一日の生産性が高くなります。
まとめ
私たちは「朝はまずメールを確認するもの」という習慣を当たり前だと思いがちです。
しかし、その習慣が本当に自分に合っているとは限りません。
仕事の順番を少し変えるだけで、脳の疲労は大きく変わる可能性があります。
大切なのは、一般的な仕事術をそのまま真似することではなく、自分の脳の特性に合わせて仕事の流れを最適化することです。
小さな工夫の積み重ねが、長く働き続けるための大きな武器になると感じています。